Impressora aparece como offline mesmo estando conectada ao Wi-Fi: como resolver

Sua impressora está ligada, conectada ao Wi-Fi e aparentemente funcionando normalmente, mas o computador mostra a mensagem “Impressora offline”? Esse problema é relativamente comum e pode impedir a impressão mesmo quando a conexão sem fio parece estar funcionando.

A boa notícia é que nem sempre é necessário reinstalar o equipamento ou chamar um técnico. Em muitos casos, o problema está em uma configuração do Windows, em documentos presos na fila de impressão ou em uma falha temporária de comunicação entre o computador e a impressora.

Neste guia, você vai aprender a identificar a causa e seguir uma sequência de soluções, começando pelas mais simples. As instruções são voltadas principalmente para computadores com Windows 10 ou Windows 11 e impressoras conectadas por Wi-Fi.

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Por que a impressora aparece como offline mesmo conectada ao Wi-Fi?

O status “offline” geralmente indica que o computador não está conseguindo se comunicar corretamente com a impressora. Isso não significa necessariamente que ela perdeu a conexão com a rede sem fio.

Entre as causas mais comuns estão:

• Opção “Usar impressora offline” ativada: o Windows pode estar configurado para tratar a impressora como desconectada.
• Fila de impressão travada: um documento com erro pode impedir o processamento de novos trabalhos.
• Falha temporária de comunicação: o computador e a impressora podem estar conectados ao Wi-Fi, mas não conseguirem trocar dados corretamente.
• Redes diferentes: o computador pode estar em uma rede Wi-Fi diferente daquela utilizada pela impressora.
• Problema no roteador: uma falha temporária pode interromper a comunicação entre os dispositivos.
• Driver ou software desatualizado: o programa responsável pela comunicação com a impressora pode apresentar problemas.
• Endereço de rede alterado: em determinadas configurações, o computador pode tentar encontrar a impressora por um endereço antigo.
• Impressora instalada incorretamente: o Windows pode estar usando uma instalação antiga ou outra cópia do mesmo equipamento.

A melhor maneira de resolver é testar uma solução de cada vez. Assim, você consegue descobrir o que realmente estava causando o problema.

1. Verifique se a impressora está realmente conectada à rede Wi-Fi

Antes de alterar as configurações do computador, confirme se a impressora está conectada à rede sem fio.

O fato de a luz do Wi-Fi estar acesa nem sempre é suficiente para confirmar que a conexão está funcionando corretamente. O significado das luzes varia conforme o modelo.

O que fazer

1. Ligue a impressora e aguarde até que ela termine a inicialização.
2. Observe o painel e as luzes de conexão sem fio.
3. Se houver uma tela, abra o menu de rede ou as configurações de Wi-Fi.
4. Verifique se a impressora indica que está conectada a uma rede.
5. Se o equipamento permitir, imprima uma página de configuração ou um relatório de rede.
6. Confira o nome da rede Wi-Fi à qual a impressora está conectada.

Se a impressora estiver desconectada, será necessário restabelecer a conexão usando o procedimento indicado pelo fabricante para o modelo específico.

Atenção: não restaure as configurações de fábrica neste primeiro momento. Uma restauração completa pode apagar informações de rede e exigir uma nova configuração.

Se a impressora estiver conectada ao Wi-Fi, prossiga para a próxima etapa.

2. Confira se o computador e a impressora estão na mesma rede

Uma impressora pode estar conectada ao Wi-Fi e, ainda assim, não ser encontrada pelo computador.

Isso pode acontecer quando os dispositivos estão conectados a redes diferentes ou quando o roteador impede a comunicação entre eles.

Por exemplo, a impressora pode estar conectada à rede principal da casa, enquanto o computador está conectado à rede de convidados.

Como verificar

No computador:

1. Clique no ícone de rede, próximo ao relógio do Windows.
2. Confira o nome da rede Wi-Fi conectada.
3. Anote o nome para compará-lo com a rede utilizada pela impressora.

Na impressora:

1. Acesse o painel de controle, caso exista.
2. Abra as configurações de rede ou Wi-Fi.
3. Procure o nome da rede conectada.

Se os nomes forem diferentes, conecte os dispositivos à rede adequada, respeitando as opções de configuração do seu roteador e da impressora.

Mesmo quando os nomes são iguais, a comunicação pode ser bloqueada por configurações do roteador, como isolamento de dispositivos. Se for necessário, consulte o manual do roteador ou entre em contato com o provedor de internet.

E se uma rede tiver 2,4 GHz e outra 5 GHz?

Algumas impressoras são compatíveis somente com determinadas frequências de Wi-Fi. Outras aceitam mais de uma.

Não é obrigatório que todos os dispositivos utilizem a mesma frequência em todas as configurações. O importante é que a impressora seja compatível com a rede utilizada e que o roteador permita a comunicação entre ela e o computador.

Se houver dúvida, consulte as especificações do modelo da impressora.

3. Reinicie a impressora, o computador e o roteador

Uma falha temporária de comunicação pode fazer o Windows exibir a impressora como offline, mesmo que ela esteja conectada à rede.

Reiniciar os dispositivos pode restabelecer a comunicação sem a necessidade de modificar configurações.

Siga esta ordem

1. Cancele ou salve os trabalhos de impressão importantes, se possível.
2. Desligue a impressora pelo botão de energia.
3. Desligue o computador.
4. Reinicie o roteador, caso tenha acesso a ele.
5. Aguarde o roteador concluir a inicialização e restabelecer a conexão com a internet.
6. Ligue a impressora e espere até que ela esteja pronta.
7. Ligue o computador.
8. Tente imprimir novamente.

Se a impressora estiver conectada à rede por Wi-Fi, confirme que ela voltou a se conectar depois da reinicialização.

Importante: reiniciar o roteador pode interromper temporariamente a conexão de outros dispositivos. Se a rede for compartilhada por várias pessoas ou utilizada em um ambiente de trabalho, faça isso em um momento adequado.

Se a impressora continuar offline, avance para as configurações do Windows.

4. Desative a opção “Usar impressora offline” no Windows

Esta é uma das verificações mais importantes. Em algumas situações, o Windows pode manter a impressora em modo offline mesmo quando ela está ligada e conectada.

O procedimento varia um pouco entre as versões do sistema.

Como fazer no Windows 11

1. Clique em Iniciar.
2. Abra Configurações.
3. Entre em Bluetooth e dispositivos.
4. Clique em Impressoras e scanners.
5. Selecione a impressora com problema.
6. Abra a fila de impressão.
7. Procure o menu da impressora ou as opções disponíveis na janela da fila.
8. Se aparecer a opção “Usar impressora offline”, desmarque-a.
9. Se houver uma opção de pausa na impressão, verifique também se ela está desativada.

Os nomes e a disposição dos comandos podem variar conforme a versão do Windows e o driver instalado.

Como fazer no Windows 10

1. Clique em Iniciar.
2. Abra Configurações.
3. Entre em Dispositivos.
4. Clique em Impressoras e scanners.
5. Selecione a impressora.
6. Clique em Abrir fila.
7. Na janela da fila de impressão, abra o menu Impressora.
8. Se a opção “Usar impressora offline” estiver marcada, clique nela para desmarcar.
9. Verifique também se a opção “Pausar impressão” está ativada e desative-a, caso esteja.

Depois disso, aguarde alguns segundos e tente imprimir uma página de teste.

Se você não encontrar essas opções, não se preocupe. A interface pode variar, e é possível continuar com as próximas etapas.

5. Limpe a fila de impressão

Documentos presos na fila podem impedir que a impressora processe novos trabalhos. Em alguns casos, o computador passa a exibir mensagens de indisponibilidade ou mantém a impressão pendente.

Como limpar a fila

1. Abra as configurações de impressoras do Windows.
2. Selecione o equipamento que está apresentando o problema.
3. Abra a fila de impressão.
4. Verifique se existem documentos com status de erro, pausados ou pendentes há muito tempo.
5. Se não precisar mais imprimir esses documentos, cancele os trabalhos.
6. Aguarde até que a fila fique vazia.
7. Envie um novo documento para impressão.

Antes de cancelar, confira se não há documentos importantes que você ainda precisa imprimir.

O que fazer se os documentos não forem removidos?

Se os trabalhos continuarem presos mesmo depois do cancelamento, o serviço de impressão do Windows pode precisar ser reiniciado.

Esse procedimento é explicado na próxima etapa.

6. Reinicie o Spooler de Impressão do Windows

O Spooler de Impressão é um serviço do Windows que gerencia os trabalhos enviados para a impressora.

Quando ele trava ou apresenta uma falha, a impressão pode parar, os documentos podem permanecer na fila e o status do equipamento pode não ser atualizado corretamente.

Como reiniciar o serviço

1. Pressione as teclas Windows + R.
2. Na janela Executar, digite services.msc.
3. Pressione Enter.
4. Na lista de serviços, localize Spooler de Impressão.
5. Clique com o botão direito do mouse sobre o serviço.
6. Selecione Reiniciar, caso essa opção esteja disponível.
7. Aguarde alguns segundos.
8. Feche a janela e tente imprimir novamente.

Se a opção Reiniciar não estiver disponível, verifique se o serviço está em execução e se você possui permissões administrativas no computador.

Ainda existem documentos presos na fila?

Se reiniciar o serviço não resolver, talvez seja necessário limpar os arquivos temporários da fila de impressão. Esse procedimento é mais avançado e deve ser realizado com cuidado.

Antes de continuar, cancele os trabalhos de impressão que ainda estiverem na fila e salve o que for importante.

1. Pressione Windows + R.
2. Digite services.msc e pressione Enter.
3. Localize Spooler de Impressão.
4. Clique com o botão direito e selecione Parar.
5. Abra o Explorador de Arquivos.
6. Na barra de endereços, digite %WINDIR%\System32\spool\PRINTERS e pressione Enter.
7. Se o Windows solicitar permissão, confirme somente se você tiver autorização para realizar a alteração.
8. Exclua os arquivos temporários existentes nessa pasta, sem excluir a própria pasta.
9. Volte à janela de Serviços.
10. Clique com o botão direito em Spooler de Impressão e selecione Iniciar.

Esse procedimento remove os trabalhos que estavam armazenados na fila. Por isso, os documentos pendentes poderão precisar ser enviados novamente.

Se você não se sentir confortável com essas etapas, pule esta parte e procure primeiro as outras soluções.

7. Defina a impressora correta como padrão

Se o computador tiver mais de uma impressora instalada, o Windows poderá enviar o documento para um equipamento diferente daquele que você pretende utilizar.

Isso pode acontecer quando há impressoras antigas, cópias do mesmo modelo ou dispositivos virtuais instalados.

Como verificar no Windows 11

1. Abra Configurações.
2. Entre em Bluetooth e dispositivos.
3. Selecione Impressoras e scanners.
4. Confira se a impressora desejada está instalada.
5. Selecione-a e procure a opção para defini-la como padrão.

Se a opção não estiver disponível, verifique se o Windows está gerenciando automaticamente a impressora padrão. Dependendo da configuração, pode ser necessário desativar esse gerenciamento para escolher manualmente o equipamento.

Como verificar no Windows 10

1. Abra Configurações.
2. Entre em Dispositivos.
3. Clique em Impressoras e scanners.
4. Selecione a impressora desejada.
5. Clique em Gerenciar.
6. Escolha a opção para defini-la como padrão, se estiver disponível.

Depois, abra a fila de impressão e confirme que os documentos estão sendo enviados para a impressora correta.

8. Verifique se existem várias instalações da mesma impressora

Às vezes, o Windows mostra mais de uma entrada para o mesmo equipamento. Uma pode estar associada a uma instalação antiga, enquanto outra corresponde à conexão atual.

Por exemplo, você pode encontrar nomes semelhantes a:

• Impressora HP
• Impressora HP (Cópia 1)
• Impressora HP — rede
• Impressora HP — série específica

Os nomes variam conforme o fabricante e a forma de instalação.

Como identificar a instalação correta

1. Abra Impressoras e scanners.
2. Observe as impressoras com nomes iguais ou semelhantes.
3. Selecione uma delas e abra a fila de impressão.
4. Verifique se o status está como offline.
5. Confira o modelo e as informações disponíveis para identificar o equipamento correto.
6. Se houver várias instalações, teste a que corresponde à conexão Wi-Fi atual.

Não remova todas as impressoras indiscriminadamente. Primeiro, identifique qual instalação está sendo utilizada pelos seus programas.

Se não conseguir identificar a correta, você pode remover a instalação problemática e adicionar novamente a impressora, seguindo as instruções da próxima etapa.

9. Remova e adicione novamente a impressora

Se as etapas anteriores não resolverem, remover a impressora do Windows e adicioná-la novamente pode corrigir uma instalação com problemas.

Esse procedimento é diferente de restaurar o equipamento às configurações de fábrica. Ele remove a instalação selecionada do computador, mas não necessariamente apaga as configurações de rede armazenadas na impressora.

Antes de começar

Confirme que a impressora está ligada e conectada à rede Wi-Fi. Se possível, tenha em mãos o modelo exato do equipamento.

Como remover a impressora

1. Abra Configurações no Windows.
2. Entre em Impressoras e scanners.
3. Selecione a impressora com problema.
4. Clique em Remover dispositivo.
5. Confirme a remoção.

Como adicionar novamente

1. Volte à tela Impressoras e scanners.
2. Clique em Adicionar dispositivo ou Adicionar uma impressora ou scanner.
3. Aguarde o Windows procurar os equipamentos disponíveis.
4. Se a sua impressora aparecer, selecione-a e siga as instruções.
5. Se ela